Documentation

Tout ce qu'il faut savoir pour installer, configurer et utiliser Flowchester au quotidien.

1. Démarrage : installation et configuration

Flowchester s'installe depuis l'App Store Shopify en quelques minutes. Une seule étape de configuration est nécessaire : renseigner l'identité de votre entreprise, qui figurera sur chaque facture.

L'exactitude des informations saisies relève de votre responsabilité : Flowchester reprend les données telles qu'elles sont renseignées dans Shopify et dans les réglages. En cas de doute sur vos obligations, rapprochez-vous de votre expert-comptable.

2. Le mandat de dématérialisation

Pour que Flowchester puisse émettre et transmettre des factures en votre nom et pour votre compte, la réglementation française exige un mandat de facturation et d'opérateur de dématérialisation : un texte qui désigne l'éditeur de Flowchester (YOUR DIGITAL HUB) comme votre mandataire pour la préparation des factures et leur remise à la Plateforme Agréée intégrée en marque blanche. C'est une exigence légale, pas une formalité commerciale : tant que le mandat n'est pas accepté, la transmission de vos factures est refusée par l'application.

Comment le signer :

L'acceptation vaut signature électronique au sens des articles 1366 et 1367 du code civil : elle est horodatée et enregistrée avec la version exacte du texte accepté et son empreinte numérique (SHA-256). Cette preuve est conservée et peut être produite à première demande de l'administration fiscale.

Si le texte du mandat évolue, la transmission est suspendue jusqu'à ce que vous relisiez et acceptiez la nouvelle version — l'application vous le signale et votre acceptation précédente reste enregistrée. La révocation du mandat s'effectue selon les modalités prévues par le texte lui-même ; en pratique, désinstaller l'application met fin aux transmissions.

3. Génération des factures

Dès qu'une commande est payée dans Shopify, Flowchester la transforme en facture au format Factur-X : un PDF lisible par un humain, contenant en son sein les données structurées (norme EN 16931) lisibles par les machines et l'administration.

La facture reprend : vos informations d'entreprise, les informations de facturation du client, le détail des lignes (produits, quantités, prix), les taux et montants de TVA par ligne, et les mentions légales françaises. Les documents de facturation sont toujours produits en français.

4. Numérotation légale

La réglementation française impose une numérotation séquentielle, chronologique et continue — sans trou ni doublon. Flowchester attribue les numéros au moment de la génération, dans une séquence dédiée à votre boutique (par exemple FC-2026-0141), au sein d'une architecture conçue pour préserver cette continuité quel que soit le volume de commandes.

Si vous émettez déjà des factures avec un autre outil, n'utilisez pas deux systèmes de numérotation en parallèle pour les mêmes ventes : choisissez l'outil qui fait foi. Voir la FAQ sur la cohabitation avec un autre logiciel de facturation.

5. Transmission vers la DGFiP

Une fois générée, la facture est remise à la Plateforme Agréée (PA) intégrée en marque blanche dans Flowchester. C'est cette plateforme — et non Flowchester — qui prend en charge la partie réglementée : contrôles, acheminement vers l'administration fiscale (DGFiP) et retours de statut. La relation contractuelle avec la PA est portée par YOUR DIGITAL HUB : vous n'avez aucune démarche à effectuer.

Flowchester n'est pas une Plateforme Agréée ; c'est une solution compatible opérée en marque blanche : le logiciel que vous utilisez est Flowchester, la transmission réglementée est assurée par la PA intégrée. Pour comprendre la réforme, consultez la fiche officielle DGFiP — La facturation électronique pour les ventes B2B en France (PDF).

6. Statuts et cycle de vie d'une facture

Chaque facture est traçable individuellement dans l'application, avec l'historique de ses changements de statut.

7. Factures rejetées : que faire

Un rejet vient presque toujours d'une donnée manquante ou invalide à la source : SIREN absent, numéro de TVA mal formé, adresse incomplète, taux de TVA incohérent.

1. Ouvrez la facture rejetée : le motif transmis par la plateforme est affiché lorsqu'il est disponible.
2. Corrigez la donnée en cause — dans Réglages → Entreprise pour vos informations, ou dans Shopify pour les données client/commande.
3. Soumettez la facture à nouveau depuis sa fiche.

Si le motif n'est pas clair, écrivez à support@flowchester.com en indiquant le numéro de facture.

8. Remboursements et avoirs

Lorsqu'un remboursement est effectué dans Shopify, Flowchester génère l'avoir (note de crédit) correspondant, avec sa propre numérotation légale, et le remet à la Plateforme Agréée intégrée selon le même circuit que les factures. L'avoir référence la facture d'origine, comme l'exige la réglementation.

9. Archivage et récupération

Les factures et avoirs émis sont conservés dans des archives durables pendant la durée exigée par la loi française — 10 ans. Ils demeurent accessibles sur demande pendant cette durée, y compris après désinstallation de l'application. Vous pouvez télécharger chaque document depuis l'application à tout moment de votre abonnement.

10. Formules, quotas et facturation

Au-delà du quota mensuel, chaque facture supplémentaire est facturée au tarif de dépassement de votre formule (HT, voir tableau) — le dépassement de quota n'entraîne pas, à lui seul, de blocage de la génération. La facturation est gérée par l'App Store Shopify (abonnement mensuel). Vous pouvez changer de formule ou résilier depuis les paramètres de facturation Shopify ; la résiliation prend effet en fin de période.

11. Langues

L'interface de l'application est disponible en français et en anglais. Les documents de facturation légaux (factures, avoirs) sont toujours produits en français, comme l'exige la loi, quelle que soit la langue de l'interface.

12. Désinstallation

La désinstallation de l'application met fin à l'abonnement au terme de la période en cours. Les documents déjà émis restent archivés pendant la durée légale et récupérables sur demande auprès du support (voir CGV et Politique de confidentialité).

13. Support

Écrivez à support@flowchester.com (français ou anglais), du lundi au vendredi, 9 h – 18 h heure de Paris. Objectif de première réponse : sous un jour ouvré (délai indicatif). Pour aller plus vite, indiquez le domaine de votre boutique et, le cas échéant, le numéro de facture concerné.

Cette documentation est fournie à titre d'information et ne constitue pas un conseil comptable, juridique ou fiscal. Voir les Conditions générales de vente.